Категорії

Про внесення змін до Правил організації діловодства

Про впровадження змін до

Правил   організації діловодства та архівного

зберігання документів у державних органах, органах місцевого

самоврядування, на підприємствах,в установах і організаціях

 (затверджені Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 Зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р.за № 736/27181)

 Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності. Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами

 У липні 2018 року наказом Міністерства юстиції України № 2277/5 від 04.07.2018 року, який зареєстровано06 липня 2018 р.за № 791/32243, затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

 Даним нормативно-правовим актом внесено наступні зміни:

щодо вилучення (виїмки) оригіналів службових документів:

«14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом.

 Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу II цих Правил, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.

 Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.».

 Щодо слів «Виконуючий обов’язки»

2. Абзац другий пункту 10 глави 7 розділу ІІ викласти в такій редакції:

«Додавання до назви посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів «Виконуючий обов’язки» або «В.о.» здійснюється на підставі розпорядчого документа.».

Щодо формування особових справ

3. У розділі ІV:

1) у главі 2:

пункти 1213 викласти в такій редакції:

«12. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

 До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

 Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

 13. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697 (із змінами).»;

 Щодо експертизи цінності документів в установі:

 «1. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, затверджених відповідно до законодавства, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності.»;

 Експертиза цінності документів установи та удосконалення або перероблення описів здійснюються за рішенням державної архівної установи.».

 Щодо Акту про вилучення до знищення:

 «5. У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

 У довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність:

 фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;

 спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

 Довідка підписується керівником установи та скріплюється печаткою установи (за наявності).»;

 перше речення абзацу першого пункту 8 викласти в такій редакції: «Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом обмеження доступу, такі документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.».

 

Повернутись