Категорії

Положення про відділ

 

Положення

про архівний відділ

Золотоніської районної державної адміністрації

 

 І. Загальні положення

1. Архівний відділ Золотоніської районної державної адміністрації (далі - відділ) утворюється головою Золотоніської районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрації), входить до складу Золотоніської райдержадміністрації і в межах Золотоніського району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.

2. Відділ підпорядкований голові райдержадміністрації, а також підзвітний і підконтрольний державному архіву області.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Укрдержархіву та державного архіву області, розпорядженнями обласної та районної державних адміністрацій, рішеннями обласної та районної ради, а також цим положенням.

 

ІІ. Основні завдання відділу

1. Організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією.

2. Забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

3. Надає адміністративні послуги.

4. Здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень.

5. Аналізує стан та тенденції розвитку архівної справи в районі та вживає заходів до усунення недоліків.

6. Бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм розвитку архівної справи в районі.

7. Вносить пропозиції щодо проекту районного бюджету з питань забезпечення функціонування архівного відділу райдержадміністрації.

8. Забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів.

9. Бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку.

10. Розробляє проекти розпоряджень райдержадміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації архівної справи та діловодства.

11. Бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади.

12. Бере участь у розробленні проектів розпоряджень райдержадміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи.

13. Бере участь у підготовці звітів голови райдержадміністрації для їх розгляду на сесії районної ради.

14. Готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформації та аналітичні матеріали для подання голові райдержадміністрації.

15. Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.

16. Готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень.

17. Розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян.

18. Опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад.

19. Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є.

20. Постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень.

21. Контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади.

22. Забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.

23. Організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів.

24. Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.

25. Бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів).

26. Забезпечує захист персональних даних.

27. Забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

28. Координує діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства.

29. Здійснює внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

30. Здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

31. Здійснює передбачені законом інші галузеві повноваження.

32. Здійснює інші передбачені законом повноваження.

 

 ІІІ. Функції відділу                

1. Складання і за погодженням з Державним архівом Черкаської області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання.

2. Забезпечення зберігання, обліку і охорони:

1) документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

2) документів особового походження;

3) друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

4) облікових документів і довідкового апарату до них.

3. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.

4. Проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування.

5. Інформування Державного архіву Черкаської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

6. Ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування сектору, на підставі затверджених списків.

7. Подання на затвердження Державному архіву Черкаської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування сектору.

8. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.

9. Надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).

10. Ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи Державному архіву Черкаської області.

11. Надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.

12. Передання Державному архіву Черкаської області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.

13. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

14. Надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, перегляд в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечення у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.

15. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ.

16. Проведення експертизи цінності документів, які перебувають в зоні комплектування архівного відділу.

 

ІV. Права відділу

1. Одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

2. Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об'єднань (за згодою).

3. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи райдержадміністрації у відповідній галузі.

4. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

5. Отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.

6. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

7. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

8. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.

9. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

10. За погодженням голови райдержадміністрації установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються (надаються) відділом на договірних засадах.

11. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

12. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами.

13. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до їх компетенції.

      

V. Взаємодія відділу з іншими суб’єктами

Архівний відділ, в установленому законодавством порядку та у межах повноважень, взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями, не залежно від форм власності, з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

 

VІ. Керівництво відділу

1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою райдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з державним архівом області в установленому законодавством порядку.

2. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво архівним відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про архівний відділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов'язки між ними;

4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

6) звітує перед головою райдержадміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

7) може входити до складу колегії райдержадміністрації;

8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу та розробляє проекти відповідних рішень;

9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва райдержадміністрації;

11) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням. Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін'юсту;

12) подає на затвердження голови райдержадміністрації проекти кошторису та штатного розпису відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

13) розпоряджається коштами відділу у межах затвердженого головою райдержадміністрації кошторису відділу;

14) здійснює добір кадрів;

15) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;

16) подає голові райдержадміністрації пропозиції щодо:

 призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

 прийняття на роботу та звільнення з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників відділу, які не є державними службовцями, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

17) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

18) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

19) здійснює інші повноваження, визначені законом.

3. Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію. Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник архівного відділу, відповідно до Типового положенняУкрдержархіву.

4. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані в установленому законодавством порядку.

 

УІІ. Прикінцеві положення

1. Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

2. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова райдержадміністрації у межах відповідних державних бюджетних призначень.

3. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова райдержадміністрації за пропозиціями начальника архівного відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ.

4. Відділ є юридичною особою публічного права, має баланс, рахунки в органах Казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.