Категорії

Порядок складання та ведення номенклатури справ

Порядок складання та ведення номенклатури справ

 

1. Вступ

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.

Назва справи, включеної в номенклатуру, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

В міру виконання документи розкладаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них намічені номенклатурою справ. Отже, місце кожного документа заздалегідь визначено, і пошук його, якщо номенклатура складена правильно, не буде викликати ускладнень.

2. Складання номенклатури справ

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається з метою

- створення єдиної системи формування справ,

- забезпечення їх обліку,

-  швидкого пошуку документів за змістом і видом,

-  відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

3. Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх структурних підрозділів.

4. Вимоги до номенклатури

Перша вимога до номенклатури - охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні.

Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.

При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс.

Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-12 означає, що 03 - це індекс структурного підрозділу (наприклад – юридичний відділ), 12 - порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.  

Друга графа - заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.

Приклад: «Накази директора (начальника)  з основної діяльності за 2017рік (копії)». Варто пам’ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання,але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) щодо стану забезпечення охорони власності підприємства».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань комісії з аналізу і зменшенню непродуктивних витрат» за 2017рік».         

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться.

Приклади:

1. «Листування з Міністерством праці та соціальної політики»щодо надання одноразової допомоги учасникам бойових дій. 2. «Листування з правоохоронними органами щодо розкрадання вантажів при транспортуваннізалізницею».

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються. Приклад: «Листування про організацію семінару діловодного персоналу з обміну досвідом».

У заголовках справ, які містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

При групуванні в справу статистичних форм у заголовку вказується назва форми, її номер або умовне позначення (шифр).

Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань.. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування.

         Як правило,

- першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення);

- далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів);

- потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції);

- далі - планово-звітна документація і листування,

- наприкінці - обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості.

Третя графа - кількість справ,томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року.

Четверта графа - строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання - постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з ЕПК відповідного державного архіву.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік (додаток 1).

П’ята графа - примітка. У цій графі номенклатури робляться позначки про перехідні справи, про заведення і внесення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів організації чи інші установи для їх продовження.

Наприкінці року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому відзначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис підписується особою, відповідальною за діловодство (секретарем) структурного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з який обов’язково проставляється гриф погодження з експертною комісією і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться службою діловодства чи секретарем установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

При цьому першим розділом номенклатури справ завжди зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат), потім структурні підрозділи у відповідності зі штатним розписом установи. Після структурних підрозділів у порядку значимості включаються органи і підрозділи установи, що діють на громадських засадах (комітети, комісії, ради) і громадські організації установи (наприклад, профспілкова).

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямками діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямків діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержавної власності.

Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ, побудованої за функціональною ознакою, відображають функції, напрямки діяльності і розміщуються в номенклатурі за ступенем їх важливості. До зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що фактично заведені у діловодстві і відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи.

До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їхнього продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року, або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), вносяться у зведену номенклатуру справ кожного року впродовж усього терміну їхнього рішення чи ведення.

У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом «Для службового користування», якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом.

Зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи  після чого затверджується керівником установи.

До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (додаток 2).

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня. У разі відсутності установи вищого рівня номенклатура справ погоджується власною ЕК.

Підприємства, установи й організації недержавної форми власності на підставі статті 32 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» повинні протягом року з дня їх реєстрації погодити свою номенклатуру справ з відповідним державним архівом.

Наприкінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи (секретар установи). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву установи (особі, відповідальній за архів).

Номенклатура справ установи, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядаються й уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються, затверджуються керівником установи (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню й погодженню з відповідним державним архівом чи вищим органом один раз на п’ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі, функціях і характері роботи установи, зміні форми власності.

При наявності в організаціях, на які поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, як правило, обирається структурна схема побудови номенклатури, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

У номенклатурі справ, побудованій за функціональним принципом діяльності організації, розділами слугують основні напрями їхньої діяльності.