Категорії

Про підсумки роботи архівного сектору Золотоніської райдержадміністрації у 2017 році

Архівний сектор в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території району державної політики у сфері архівної справи і діловодства. Робота сектору здійснюється відповідно до Плану розвитку архівної справив районі на рік, квартальних та місячних планів.

У своїй діяльності сектор керується нормативно-правовими актами. Базовим серед них є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», який регулює відносини, пов’язані  із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду(далі - НАФ) та іншими архівними питаннями, та здійснює реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території району, при цьому робота архівного сектору організована згідно з Правилами  роботи архівних установ України. 

Відповідно до штатного розпису у секторі передбачено 2 особи – завідувач архівного сектору та архіваріус. Наразі посада архіваріуса вакантна.

Станом на 1 січня 2018 року в архівному секторі райдержадміністрації зберігаються 136 архівних фондів, які містять 15298 справ. З них управлінської документації постійного строку зберігання 14658  одиниць зберігання у 120 фондах та  640 справ з кадрових питань (особового складу) по 16 фондах. Документи з кадрових питань надійшли від ліквідованих установ.

Також на зберіганні перебувають  872 справи тимчасового терміну зберігання (5 років) фонду«Окружна виборча комісія з виборів Президента України територіального виборчого округу № 200 (2014)» та 472 одиниці зберігання виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад 7 скликання та сільських голів  2015 року та 43 справи виборчої комісії з виборів депутатів та сільського голови Зорівської об’єднаної територіальної громади. Ці документи (бюлетені та списки виборців) зберігаються в окремо виділеному приміщенні.

Всього в зоні комплектування архівного сектору перебуває 54 установи-джерела формування Національного архівного фонду. Це 34 сільські ради, Золотоніська райдержадміністрація, Золотоніська районна рада, фінансове управління РДА, управління АПР, відділи освіти, культури та туризму РДА, 5 сільськогосподарських товариств («Русь», «Прогрес», «Нива», «Перемога», «АФ «Маяк»), Державне підприємство «Золотоніське лісове господарство», Товариство з додатковою відповідальністю «Пальмірський цукровий завод» , Українська інспекція по контролю якості торф’яної продукції і паливних брикетів «Укрінспаливо», редакція газети «Вісник Золотоніщини», Золотоніське Рай СТ, Гладківщинський НВК, Золотоніська районна організація профспілки працівників освіти і науки України, Золотоніська ЦРЛ, Управління Держгеокадастру.

Всі ці установи передають на державне зберігання відповідно до затверджених графіків документи постійного терміну зберігання. Перш ніж документи цих установ надійдуть до архіву,  вони повинні бути відібрані, пройти експертизу цінності, повинні бути упорядковані згідно установлених стандартів.  

В архівному секторі для зберігання документів є два архівосховища загальною площею 45 кв.м і частина документів перебувають на зберіганні у архівосховищі апарату райдержадміністрації. Ступінь наповненості районного архіву перевищує 100 відсотків.

            На державне зберігання у 2017 році надійшли документи 17 юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, що передають документи до архівного сектору райдержадміністрації. Це документи п’яти  сільських рад та 12 установ району.

Всього за 2017 рік до 17 фондів архівного сектору надійшло 223 справи постійного терміну зберігання,  14 справ з кадрових питань ( особового складу) , 43 справи тимчасового зберігання. Всі документи закартоновано в коробки. Звичайно для 54 установ–джерел комплектування НАФ ця цифра повинна бути більшою, але ступінь наповненості архівів не дозволяє прийняти більше документів.

З метою розвантаження архівосховищ архівним сектором упродовж жовтня 2017 року передано на державне зберігання до обласного архіву 1063 справи управлінської документації з 25 фондів.

В районі створений 1 трудовий архів: Трудовий архів Піщанської сільської ради. (Рішення виконавчого комітету Піщанської сільської ради від 15.06.2017 № 25).

До трудового архіву Піщанської сільської ради передано 326 справ з кадрових питань (особового складу) 3-х фондів, а саме документи ліквідованих установ: Піщанський племрадгосп, Піщанський комбікормовий завод, СВАТ СГЦ «Племзавод «Золотоніський»). В трудовому архіві налічується 4 фонди 479 справ з кадрових питань (особового складу).

Вцілому за 2017 рік з архівного сектору вибуло 1389 од.зб.

Протягом року архівним сектором упорядковано документи 24 установ списку №1 – джерел комплектування архівного сектору, схвалено описи  справ постійного зберігання, тимчасового зберігання, погосподарських книг  та з кадрових питань (особового складу) 28 установ, погоджено номенклатури справ 34 сільських рад та 2-х установ, 2 положення про експертну комісію та 2 положення про архівний підрозділ, 3 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду         

У районі 29 жовтня 2017 проведено вибори депутатів сільських рад та сільського голови Зорівської об’єднаної територіальної громади. Завідувачем сектору надано методичну та практичну допомогу Зорівській ОТГ з питань архівної справи та діловодства. У листопаді 2017 р. проведено експертизу цінності, упорядковано та прийнято на зберігання документи з виборів Зорівської ОТГ, описи надані на розгляд ЕПК держархіву області.

У звітному періоді проведено експертизу цінності, упорядковано та підшито архівістом госпрозрахункової групи райдержадміністрації 453 справи управлінської документації постійного зберігання, 241 одиницю зберігання з кадрових питань та 43 – тимчасового зберігання від 28 установ району. Сектором забезпечено стовідсотковий рівень упорядкованості документів установ за встановлені роки при середньообласному показникові - 78%.

При архівному секторі діє експертна комісія. Упродовж 2017 року було проведено 8 засідань експертної комісії, на яких розглянуто 42 питання. Експертною комісією проведено  експертизу цінності  та погоджено 28 описів справ постійного зберігання, 29 описів справ з кадрових питань (особового складу), 1 опис тимчасового зберігання, 4 описи погосподарських книг, 4 положення про архівні підрозділи та про експертні комісії, 36 номенклатур справ сільських рад та установ і організацій-джерел комплектування архівів, 3 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Описи справ 29 установ були подані на подальше схвалення ЕПК держархіву області.

Перевірено наявність та стан документів 19 фондів (1941 справа), що зберігаються  в архівному секторі, фактів втрати документів не було.

Завідувачем проведено перевірки стану роботи з архівними документами та діловодства в 6 – ти сільських радах.

Архівним секторомпостійно надається методична та практична допомога установам району з питань архівної справи та діловодства. З метою належної підготовки паспортів архівних установ та номенклатур справ на 2018 рік  23 та 24 листопада 2017 року проведено  2 семінари-навчання з відповідальними працівниками за архівні підрозділи та діловодство в сільських радах: «Про  правила заповнення паспорта архівного підрозділу установи», «Про номенклатуру справ на 2018 рік».

Одним з основних напрямків діяльності архівного сектору є виконання запитів юридичних та фізичних осіб, спрямованих на забезпечення їх прав та законних інтересів, доступу користувачів до архівних документів.

Відповідно до Закону України  «Про звернення громадян»відповіді надаються у термін від одного дня до місяця. Запити, що надійшли не за призначенням, надсилаються іншим уповноваженим органам у термін від одного до п’яти днів.Запити ветеранів Великої Вітчизняної війни, інвалідів, учасників бойових дій, АТО,  ліквідаторів аварії на Чорнобильській АЕС розглядаються першочергово. У 2017 році надійшли по 1 запиту від учасника бойових дій, інваліда війни та ліквідатора аварії на ЧАЕС.

Вцілому упродовж 2017 завідувачем сектору проведено особистий прийом 145 громадян, надано необхідні консультації та роз’яснення. Надано 171 довідку соціально-правового характеру, з них 157 з позитивною відповіддю, 14 – з рекомендаціями звернутися в інші установи. Виконано 6 запитів  щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах (вислуга років).

Основна тематика звернень стосувалась підтвердження майнових прав, виділення земельної частки (паю), права власності на житло, стажу роботи, розміру заробітної плати, діяльності виборчих комісій, реорганізацій колгоспів, підприємств, установ району,  отримання витягів із рішень, архівних копій, тощо.

В архівному секторі забезпечено дотримання режиму зберігання всіх документів. Приміщення обладнано сертифікованою автоматичною установкою пожежної сигналізації з виведенням на пульт чергового райдержадміністрації.

Постійно оновлюються інформації веб-сторінки архівного сектору райдержадміністрацій з метою розширення  доступу до документної інформації НАФ та популяризації архівних документів.

У 2017 році архівний сектор забезпечив виконання всіх 53 показників Плану розвитку архівної справи в Золотоніському районі.

Водночас, у сфері архівної справи району існує ряд проблемних питань. Перш за все це встановлення охоронної сигналізації, що є найбільшою складовою частиною у забезпеченні збереженості документів Національного архівного фондута грат на вікна.

Переповнення архівосховищ  потребує додаткових приміщень. Понад встановлені строки в установах району зберігається 902 справи, строки відомчого зберігання яких закінчені. У зв’язку з цим у 2018 році знову  планується передати документи на зберігання  до Держархіву області.

Потребують капітального ремонту приміщення архівосховищ.

У 2018 році робота архівного сектору буде націлена на виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік. Особлива увага буде направлена на створення трудових архівів при сільських радах, оскільки у них на зберіганні перебувають документи з особового складу ліквідованих колгоспів.