Категорії

Про підсумки роботи архівного сектору Золотоніської райдержадміністрації у 2018 році

Архівний сектор в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території району державної політики у сфері архівної справи і діловодства. Робота сектору здійснюється відповідно до Плану розвитку архівної справив районі на рік, квартальних та місячних планів.

У своїй діяльності сектор керується нормативно-правовими актами. Базовим серед них є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», який регулює відносини, пов’язані  із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду(далі - НАФ) та іншими архівними питаннями, та здійснює реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території району, при цьому робота архівного сектору організована згідно з Правилами  роботи архівних установ України. 

Станом на 1 січня 2019 року в архівному секторі райдержадміністрації зберігаються 136 архівних фондів, які містять 15585 справ. З них управлінської документації постійного строку зберігання 14945  одиниць зберігання у 120 фондах та  640 справ з кадрових питань (особового складу) по 16 фондах. Документи з кадрових питань надійшли від ліквідованих установ.

 Також на збереженні перебувають  872 справи тимчасового терміну зберігання (5 років) фонду«Окружна виборча комісія з виборів Президента України територіального виборчого округу № 200 (2014)» та 472 одиниці зберігання виборчих комісій з виборів депутатів місцевих рад 7 скликання та сільських голів  2015 року та 43 справи виборчої комісії з підготовки та проведення перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Золотоніського району Черкаської області об’єднаних територіальних громад. Ці документи (бюлетені та списки виборців) зберігаються в окремо виділеному приміщенні.

Всього в зоні комплектування архівного сектору перебуває 54 установи-джерела формування НАФ. Це 34 сільські ради, Золотоніська райдержадміністрація, Золотоніська районна рада, фінансове управління РДА, управління АПР, відділи освіти, культури та туризму РДА, 5 сільськогосподарських товариств («Русь», «Прогрес», «Нива», «Перемога», «АФ «Маяк»), Державне підприємство «Золотоніське лісове господарство», Товариство з додатковою відповідальністю «Пальмірський цукровий завод», Українська інспекція по контролю якості торф’яної продукції і паливних брикетів «Укрінспаливо», редакція газети «Вісник Золотоніщини», Золотоніське Рай СТ, Гладківщинський НВК, Золотоніська районна організація профспілки працівників освіти і науки України, Золотоніська ЦРЛ, Управління Держгеокадастру.

Всі ці установи передають на державне зберігання відповідно до затверджених графіків документи постійного терміну зберігання. Перш ніж документи цих установ надійдуть до архіву,  вони повинні бути відібрані, пройти експертизу цінності, повинні бути упорядковані згідно установлених стандартів.  

У 2018 році на державне зберігання надійшли документи 22 юридичних осіб-джерел формування НАФ, що передають документи до архівного сектору райдержадміністрації. Це документи 18  сільських рад та 4 установ району.

Всього за 2018 рік до 22 фондів архівного сектору надійшло 287 справ постійного терміну зберігання. Всі документи закартоновано в коробки.

            У 2018 році в районі створений 1 сільський трудовий архів Вознесенської сільської ради. Загалом в районі функціонує 2 сільські трудові архіви - Піщанської та Вознесенської сільських рад, в яких перебувають на зберіганні 2674 документи з особового складу таких ліквідованих установ: Піщанський племрадгосп «Золотоніський», Піщанський комбікормовий завод, СВАТ СГЦ «Племзавод «Золотоніський»), Пальмірський цукровий завод, колгосп «Червоний прапор» с. Вознесенське.

            У районі 23 грудня 2018 проведено вибори депутатів сільських рад та сільського голови Плешканівської об’єднаної територіальної громади. Завідувачем сектору надано методичну та практичну допомогу Плешканівській ОТГ з питань ведення архівної справи та діловодства. До архіву надійшли та прийняті документи тимчасового зберігання: списки виборців, виборчі бюлетені, контрольні талони. Зараз проводиться робота по упорядкуванню інших документів з виборів до ОТГ.

Протягом року архівним сектором упорядковано документи 30 установ списку №1 – джерел комплектування архівного сектору, схвалено описи  справ постійного зберігання, тимчасового зберігання, погосподарських книг  та з кадрових питань (особового складу) 32 установ. Загалом у  звітному періоді проведено експертизу цінності, упорядковано та підшито архівістом госпрозрахункової групи райдержадміністрації  1539 справ, з них - 947 справ постійного зберігання, 592 справи з кадрових питань (особового складу).

Сектором забезпечено стовідсотковий рівень упорядкованості документів установ за встановлені роки при середньообласному показникові - 78%.

При архівному секторі діє експертна комісія. Упродовж 2018 року відбулося 10 засідань експертної комісії архівного сектору райдержадміністрації, на яких  було розглянутота погоджено 30 описів справ постійного зберігання, 34 описи справ з кадрових питань (особового складу), 20 описів погосподарських книг, 1 опис домових книг,  2 положення про архівні підрозділи, 2 положення про експертні комісії, 12 номенклатур справ сільських рад та установ і організацій-джерел комплектування архівів, 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, 1 інструкцію з діловодства.

Описи справ 30 установ були подані на подальше схвалення ЕПК держархіву області.

Перевірено наявність та стан документів 22 фондів (2204 справи), що зберігаються  в архівному секторі, фактів втрати документів не було.

            Завідувачем проведено перевірки стану роботи з архівними документами та діловодства в 7 – ми сільських радах.

            Одним з основних напрямків діяльності архівного сектору є виконання запитів юридичних та фізичних осіб, спрямованих на забезпечення їх прав та законних інтересів, доступу користувачів до архівних документів.

Відповідно до Закону України  «Про звернення громадян»відповіді надаються у термін від одного дня до місяця. Запити, що надійшли не за призначенням, надсилаються іншим уповноваженим органам у термін від одного до п’яти днів.Запити ветеранів війни, інвалідів, учасників бойових дій, АТО,  ліквідаторів аварії на Чорнобильській АЕС розглядаються першочергово.

            Станом на 29.12.2018 завідувачем сектору проведено особистий прийом 97 громадян, надано необхідні консультації та роз’яснення. Надано 102 довідки соціально-правового характеру, з них 87 з позитивною відповіддю, 15 – з рекомендаціями звернутися в інші установи. Виконано 7 запитів  щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах. Упродовж звітного періоду до архівного сектору звернулося 3 учасники бойових дій, 2 з яких -  учасники АТО, 1- учасник війни в Афганістані.  Запити були розглянуті першочергово та надані архівні довідки, копії, витяги з документів.

Основна тематика звернень стосувалась підтвердження майнових прав, виділення земельної частки (паю), права власності на житло, стажу роботи, розміру заробітної плати, діяльності виборчих комісій, реорганізацій колгоспів, підприємств, установ району,  отримання витягів із рішень, архівних копій, тощо.

   Постійно оновлюються інформації веб-сторінки архівного сектору райдержадміністрацій з метою розширення  доступу до документної інформації НАФ та популяризації архівних документів.

 В архівному секторі забезпечено дотримання режиму зберігання всіх документів. Приміщення обладнано сертифікованою автоматичною установкою пожежної сигналізації з виведенням на пульт чергового райдержадміністрації.

У 2018 році архівний сектор забезпечив виконання всіх 53 показників Плану розвитку архівної справи в Золотоніському районі.

 

Завідувач архівного сектору                                              І.І.Левченко