Категорії

Роз’яснення до заповнення форми Паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

Роз’яснення

до заповнення форми Паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

1.     Загальні положення

Паспорт архівного підрозділу установи, організації, підприємства (далі - Паспорт) є документом сумарного обліку, який встановлений р. Х, п.4, п.п.7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, і призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того в Паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається архівному сектору Золотоніської райдержадміністрації не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається у справі фонду установи. Погодження Паспорту з будь-якими установами (комісіями) не передбачені. Паспорт складається на підставі наявних облікових документів, описів, підсумкових записів до номенклатур справ, аркушів фондів. Відомості про кількість справ, що знаходяться в структурних підрозділах підраховуються за номенклатурами справ, або подаються за їх фактичною наявністю в результаті підрахунку.

2.     Склад показників Паспорту

Найменування установи, організації, підприємства та їхпідпорядкованість: вказується повна юридична назва та безпосереднє підпорядкування.

Дата створення установи, організації, підприємства: вказуються відповідні постанови, рішення, розпорядження, накази або інші розпорядчі документи, які стали підставою для утворення установи та її подальшої реорганізації.

Розділ 1. Відомості про документи

Пункт 1.-«Фондів»: вказуються усі фонди, якщо фондування документів, що перебувають на зберіганні в архіві установи, проведене роздільно. В архіві, окрім основного фонду, який утворений в результаті діяльності установи, можуть зберігатись фонди установ-попередників та ліквідованих організацій. Кожний фонд, незалежно від того, чи складається він з документів одного або декількох видів (управлінська документація або документи з особового складу) враховується у Паспорті лише один раз.

Пункт 2- «Справ»: вказується загальна кількість одиниць зберігання документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених і не внесених до описів, од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання та од. зб. документів з особового складу, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів, які зберігаються в архіві установи. Останньою крайньою датою є рік, попередній двом останнім закінченим діловодним рокам. Наприклад, установаподає паспорт до державного архіву станом на 01.12.2017, при цьому вона маєвиключити рік поточного діловодства (2017) та два роки зберігання документів в структурних підрозділах установи (2015-2016)Тобто, у Паспорті, складеному станом на 1 грудня 2017 року, подаються відомості про документи, що зберігаються в установі  по 2014р. включно.

Пункт 2.1-«Постійного зберігання»: вказується кількість од. зб. документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи.

Пункт 2.1.1-«Внесених в описи, що схвалені ЕПК»: вказуються усі документи постійного зберігання в од. зб., які внесені до описів справ постійного зберігання, схвалених експертно-перевірною комісією Державного архіву Черкаської обл. (далі- ЕПК), та підготовлені до передачі (але станом на 1 грудня ще не передані) на зберігання до архівного сектору райдержадміністрації. У графі  «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи та внесені до описів.

Пункт 2.1.2-«Що зберігаються понад установлені строки»: вказується кількість справ постійного зберігання, які зберігаються в установі понад встановлених Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації граничних строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі установи.

Для установ, безпосередньо підпорядкованих центральним органам виконавчої влади, граничний строк тимчасового зберігання справ  постійного зберігання, до передачі на державне зберігання складає 15 років, для установ обласного підпорядкування – 10 років; для органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 5 років.

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві організації обраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах організації).

Наприклад, установа чи орган місцевого самоврядування, подає паспорт до архівного сектору РДА станом на 01.12.2017, при цьому він має виключити рік поточного діловодства (2017) та два роки зберігання документів в підрозділах установи (2015-2016), далі відрахувати 5 років зберігання документів в архіві установи чи органу місцевого самоврядування (2010-2014). Документи до 2010 року, які зберігаються в архіві установи, вважаються такими, що зберігаються понад встановлені строки.  Отже, якщо в архіві установи зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені строки, у графі зазначається їх кількість і крайні дати (наприклад, 43 справи постійного зберігання; крайні дати - 2006-2009р.р.).

Пункт 2.2-«З особового складу»:вказується кількість од. зб. документів з особового складу, що перебувають на зберіганні в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів справ з особового складу. У графі «Крайні дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів.

Пункт 2.2.1.-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів з особового складу та погоджені ЕПК. У графі «Кінцеві дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів.

Пункт 2.3.-«Тривалого зберігання»:вказується кількість од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання, як внесених, так і не внесених до описів. У графі «Крайні дати» вказуються граничні дати документів тривалого зберігання, які перебувають на зберіганні в архіві установи.

Пункт 2.3.1-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів тривалого зберігання, які внесені до описів та погоджені з ЕПК (ЕК архівного сектору РДА). У графі «Крайні дати» зазначаються граничні дати справ тривалого зберігання, які внесені до описів.

Примітка: до Паспорту архівного підрозділу справи тимчасового зберігання (до 10 р. включно) не вносяться, а відображаються у річному підсумковому запису до номенклатури справ установи.

Розділ 2. «Відомості про приміщення»

Графи заповнюються за наявності окремого приміщення. У цьому розділізазначається коротка характеристика архівосховища: площа (м2), ступіньзавантаженості (%) – заповнення стелажного обладнання та шаф для зберіганнядокументів, вид опалення, дотримання температурно-вологісного режиму(мінімальної і максимальної температури та вологості повітря протягом року),наявність протипожежних засобів (пожежна сигналізація, системапожежогасіння, кількість вогнегасників), охоронний режим (наявність постадержавної охорони, охорона сигналізації архівосховищ), наявність стелажів,шаф, робочих кімнат, читального залу.

У разі відсутності окремого приміщення у пояснювальній записці допаспорта зазначаються умови зберігання архівних документів у структурнихпідрозділах організації. За наявності декількох архівосховищ зазначається їхкількість, місцезнаходження, характеристики кожного приміщення окремо.

Графа «Площа архівосховища»:вказується площа окремого приміщення в кв. м., яка відведена під архів установи. У випадку його відсутності проставляється прочерк.

Графа «Ступінь завантаженості»: заповнюється при наявності архівосховища (приміщення для зберігання архівних документів).

Графа «Коротка характеристика приміщення»: подається характеристика архівосховища, при якій даються відповіді на такі питання:

-  стан приміщення: сухе, сире, світле, темне;

-   опалення: центральне, пічне, відсутнє

-   освітлення: природне, штучне;

-   наявність  вентиляції: вентильоване, невентильоване;

-   стелажі: металеві, дерев’яні, комбіновані, немає;

-   шафи: металеві, дерев’яні, відсутні;

-   наявність пожежної та охоронної сигналізації;

-   стан дотримання температурно-вологісного режиму.

Приклад заповнення графи: «Окрема суха вентильована кімната з металевими шафами. Стелажі відсутні. Опалення центральне. Приміщення обладнане охоронною та пожежною сигналізацією. Освітлення природне. На вікнах – металеві грати.»

У разі відсутності приміщення для зберігання архівних документів у графі робиться запис: «Приміщення для зберігання архівних документів відсутнє.»

Графа «Наявність робочих кімнат, читального залу»: вказується наявність окремої від архівосховища робочої кімнати для штатного працівника архіву установи та окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами користувачів. У разі їх відсутності у графі проставляється прочерк.

Розділ 3. «Відомості про кадри»

Графа «Кількість штатних працівників»:вказується кількість працівників установи, якщо вони за штатним розписом займають посаду керівника архіву (архіваріуса) установи. Стаж роботи штатного працівника архіву має відображати період,  який вона перебуває на займаній посаді. У разі їх відсутності робиться запис: «Штатних працівників архіву немає» та проставляються прочерки у наступних графах.

Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів установи).

Печатку установи на бланку Паспорту проставляти не потрібно, Паспорт разом з супровідним листом за підписом керівника установи подається у визначені архівним сектором РДА строки.

До Паспорту додається пояснювальна записка, в якій обумовлюються зміни у складі та обсяги фондів, причини змін кількості архівних справ постійного зберігання в порівнянні з даними Паспорту попереднього року (кількість справ постійного зберігання, утворених установою; прийнятих від структурних підрозділів та інших установ на зберігання до архівного підрозділу; переданих на державне зберігання або іншим установам). У випадку непоправної втрати чи пошкодження документів постійного, тривалого зберігання та з особового складу або вилучення справ документів судовими та слідчими органами, приймання-передавання документів в архів іншої установи, разом з Паспортом надаються копії актів про нестачу архівних справ (документів), про вилучення справ (документів),передавання  документів в архів іншої установи за формами, встановленими Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

 

Завідувач архівного сектору

Золотоніської райдержадміністрації                                     І.Левченко